NKS MailVault

Firma mění poskytovatele pošty, schránka bývalého kolegy se má zrušit, server hlásí plnou kvótu. Pokaždé stojí v cestě stará pošta: smlouvy, faktury, domluvy s dodavateli z doby před pěti lety. Smazat ji nejde, přenášet ji s sebou z jednoho poštovního serveru na druhý je drahé a pomalé. NKS MailVault je archiv, do kterého se pošta z různých schránek a formátů jednou nahraje a pak v něm žije samostatně. I když se původní poštovní server vypne, archiv zůstává a dá se v něm hledat.

Pošta, která nezávisí na poštovním serveru

Běžné řešení je nechat staré zprávy ležet na serveru a platit za větší schránku, nebo je stáhnout do poštovního klienta na jednom počítači. První možnost roste s každým rokem, druhá končí s tím počítačem a nikdo jiný se k ní nedostane. Exporty z Gmailu nebo Outlooku zase skončí jako soubor na disku, ve kterém se hledat nedá.

MailVault bere poštu odkudkoli, ukládá ji jednou a dává k ní hledání, sdílení s kolegy a export zpátky do standardních formátů. Jedna instalace pojme víc firem a každá vidí jen svoje schránky.

Import ze všeho, co lidé doopravdy mají

• Soubory: jednotlivé zprávy EML, archivy MBOX z Thunderbirdu nebo Apple Mailu, export schránky z Apple Mailu, ZIP z Google Takeout a export ze Zimbry, kde se ze složek stanou štítky. Outlook PST je zatím ve zkušebním režimu.
• Živé připojení přes IMAP: Gmail, Microsoft 365 i jakýkoli jiný server. Při importu se volí, kolik historie natáhnout (vše, 30 dní, 90 dní, rok nebo vlastní rozsah), a archiv pak sám pravidelně stahuje nové zprávy.
• Velké archivy: soubory se nahrávají po částech s ukazatelem průběhu a přerušené nahrávání pokračuje tam, kde skončilo.
• Bez duplicit: zpráva, která už v archivu je, se nepřidá znovu. Opakovaný import téhož souboru přidá nula zpráv, takže ho jde bezpečně pustit podruhé.

Archivace s úklidem zdrojové schránky

U IMAP schránek umí MailVault poštu nejen zkopírovat, ale po archivaci staré zprávy smazat ze zdrojového serveru. Na serveru tak zůstanou jen poslední roky a kvóta přestane růst, zatímco archiv drží všechno.

Mazání ze serveru je nejcitlivější operace celého systému, proto má několik pojistek:

• Výchozí lhůta je tři roky: mladší zprávy na serveru zůstanou. Navíc platí ochranné okno 30 dní po archivaci, kdy se nesmaže nic.
• Každá nová politika začíná ve zkušebním režimu, který jen spočítá kandidáty a nic nemaže.
• Koš, spam, koncepty a speciální složky Gmailu se nemažou nikdy.
• Před smazáním se zpráva ze serveru stáhne znovu a porovná s kopií v archivu. Když nesedí, přeskočí se.
• Smazané zprávy jde vrátit zpátky na server. Obsah, přílohy i identifikátor zprávy se obnoví, jen pořadové číslo zprávy na serveru bude nové.

Hledání jako v Gmailu, nad celým archivem

Pole nahoře prohledává předmět, odesílatele i text zpráv. Kdo zná Gmail, použije stejné operátory: from:, to:, subject:, has:attachment, before:, after: a label:. Kdo je nezná, vloží je z nabídky vedle pole. Výsledky se ukazují za 0,7 sekundy po dopsání a hledané výrazy jsou v textu zvýrazněné.

Hledání nerozlišuje diakritiku, takže „fakturar“ najde „fakturář“, a doplňuje začátky slov: „fakt“ najde „faktura“. Česká slova zatím neskloňuje, takže „auta“ nenajde „autům“. Vedle hledání jsou filtry podle roku, vlastního rozsahu dat a příloh a šest způsobů řazení. Hledat jde v jedné schránce, nebo napříč všemi schránkami organizace, ke kterým má uživatel přístup.

Čtení, vlákna a export

Archiv se čte ve třech panelech: schránky, seznam zpráv, detail. Konverzace jde zobrazit celou pod sebou, k dispozici jsou hlavičky i zdrojový text zprávy. Obrázky z cizích serverů jsou ve výchozím stavu zablokované, aby otevření staré zprávy nikomu nedalo vědět, že ji někdo čte. Rozhraní má světlé a tmavé téma, ovládání klávesnicí a přizpůsobí se telefonu.

Ven jde pošta ve standardních formátech: jednotlivá zpráva i celé vlákno jako EML nebo PDF, celá schránka jako MBOX nebo ZIP s jednotlivými zprávami. MBOX otevře Thunderbird, Apple Mail i mutt. Velká schránka se stahuje po částech, takže export nezávisí na tom, kolik paměti má server.

Kdo smí co vidět

Archiv je rozdělený na organizace, schránky a uživatele. Schránka je buď soukromá, nebo sdílená v rámci organizace, a ke čtení obsahu je vždy potřeba výslovně udělený přístup. Správce organizace vidí názvy schránek, ale obsah soukromé schránky bez přístupu nepřečte.

Role	Čtení	Export	Mazání	Sdílení
Čtenář	ano	ano	ne	ne
Editor	ano	ano	ano	ne
Vlastník	ano	ano	ano	ano
Auditor	ano	ne	ne	ne

Auditor je role pro kontrolu: čte, ale nic neexportuje, takže data neodejdou mimo archiv. Změna přístupu platí hned, bez nového přihlášení. Každý export, udělení i odebrání přístupu se zapíše do auditního záznamu, který nejde upravit ani smazat. Organizaci jde omezit počet členů, schránek a velikost úložiště.

Přihlášení a ochrana dat

Přihlásit se jde přes jednotné přihlášení (SSO) nebo heslem. Po pěti neúspěšných pokusech během 15 minut se další přihlášení dočasně zablokuje. Z profilu jde jedním tlačítkem odhlásit všechna zařízení. Hesla k IMAP schránkám jsou v databázi zašifrovaná. Každá mazací akce čeká na potvrzení v dialogu, kde je výchozí volbou „Zrušit“.

API a AI asistent nad archivem

MailVault má REST API s interaktivní dokumentací a osobní přístupové tokeny s omezeným rozsahem oprávnění. Přes API jde exportovat i výsledky libovolného hledání.

K archivu patří samostatný MCP server, přes který s archivem pracuje AI asistent, například Claude Desktop nebo Claude Code. Má 16 nástrojů ve skupinách schránky, zprávy, vlákna, audit, export a správa. Asistent tak umí najít zprávy podle zadání, přečíst vlákno, stáhnout přílohu nebo připravit PDF zprávy. Nástroje, které jen čtou, jsou označené jinak než ty, které mažou, takže klient umí před mazáním požádat o potvrzení. Hromadné mazání má strop 1 000 zpráv na jedno volání. Server běží lokálně vedle asistenta, nebo jako služba přes HTTP, a při startu si ověří, že přístupový token platí.

Typická nasazení

• Přechod k jinému poskytovateli pošty: jednorázový import bez mazání, stará pošta zůstane dohledatelná v archivu.
• Schránky, kterým dochází kvóta: pravidelná archivace s úklidem zpráv starších než zvolená lhůta.
• Pošta po odchodu zaměstnance: schránka se zruší, zprávy zůstanou dostupné lidem, kterým je vedení zpřístupní.
• Dohledání korespondence pro účetní nebo právní účely, s exportem do PDF a záznamem o tom, kdo co exportoval.

Stav projektu

MailVault je v provozu, aktuální řada je 1.10. Běží na PHP a databázi PostgreSQL, MCP server je napsaný v TypeScriptu. Import z Outlook PST je zatím zkušební a hledání neumí česká slova skloňovat; obojí je v textu výše.

Zájem o nasazení

Chcete archiv pošty pro svou firmu? Napište přes poptávkový formulář nebo na dev@nks-hub.cz.